Делегирование и распределение полномочий

Делегирование всегда означает саморазгрузку, и выигрыш времени для выполнения действительно важных задач категории А.

Основные правила делегирования:

• подбор подходящих сотрудников;
• распределение сферы ответственности;
• делегирование рабочей задачи в полном объеме. Это повышает ответственность за ее выполнение, создает дополнительные стимулы к проявлению инициативы и облегчает контроль результатов;
• обеспечение баланса властных полномочий и ответственности;
• координирование выполнения порученных задач;
• стимулирование, инструктирование и консультирование подчиненных. Они должны иметь необходимую информацию для понимания своей задачи и ожидаемых результатов и вовремя получать ответы на возникающие вопросы;
• контроль рабочего процесса и его результатов;
• пресечение попыток обратного или последовательного делегирования;
• оценка и вознаграждение.

Для подчиненных из делегирования также вытекают специфические обязанности:

• самостоятельно осуществлять делегированную деятельность и принимать решение под свою ответственность;
• своевременно и подробно информировать руководителя, ставить его в известность обо всех необычных случаях;
• координировать свою деятельность с коллегами и заботиться об обмене информацией;
• повышать квалификацию для того, чтобы отвечать предъявляемым требованиям.

В первую очередь подлежат делегированию: рутинная работа, специализированная деятельность, частные вопросы и подготовительная работа.

Не подлежат делегированию такие функции руководителя, как постановка целей, формулирование стратегии, контроль результатов деятельности подчиненных, руководство сотрудниками и их мотивация,
задачи особой важности, задачи высокой степени риска, необычные, исключительные дела, срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и перепроверки.

Существуют причины, по которым руководители могут с неохотой делегировать полномочия, а подчиненные – уклоняться от дополнительной ответственности.

К первым относятся:

1. Уверенность руководителя в том, что он выполнит работу лучше и быстрее, чем его сотрудники, и тем самым сэкономит время.
2. Отсутствие способности руководить, неосведомленность в проблемах, незнание того, что можно и нужно делегировать сотрудникам и как это делать.
3. Отсутствие доверия к подчиненным и нежелание рисковать.
4. Опасение, что подчиненные сделают работу лучше руководителя (конкуренция со стороны подчиненных).
5. Чрезмерная загруженность работой (посетители, телефоны, совещания и т.п.), которая не оставляет времени на объяснение делегируемых заданий и контроль за их исполнением.

Подчиненные избегают делегирования по следующим причинам:

1. Нехватка знаний и умений, неуверенность в своих силах, которые выражаются в страхе перед ответственностью.
2. Боязнь критики за ошибки.
3. Отсутствие необходимых полномочий для решения задачи (отсутствие информации, ресурсов, власти).
4. Подчиненному не предлагается каких-либо стимулов для принятия на себя дополнительной ответственности.
5. Большая загруженность работой или подчиненный считает так.

Делегирование является основным методом децентрализации управления в организации. Децентрализация позволяет получить ряд преимуществ:

• решения принимаются на должном уровне, то есть там, где возникают проблемы;
• возрастает гибкость, адаптивность организации;
• создается дополнительная мотивация сотрудников более низких уровней иерархии;
• децентрализация способствует раскрытию инициативы, самостоятельности, способностей подчиненных;
• лучше используются профессиональные знания, опыт сотрудников, растет их компетентность;
• происходит саморазгрузка руководителя для выполнения важных задач группы А.

Существуют два основных вида полномочий это линейные полномочия и аппаратные, которые еще называют штабные полномочия.
Линейные полномочия – это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Именно такие полномочия предоставляют руководителю
узаконенную власть для направления своих прямых подчиненных на достижение поставленных целей. Руководитель, обладающий такими полномочиями, имеет право принимать решения и действовать в определенных вопросах без согласования с другими руководителями в тех пределах, которые установлены организацией, законом и обычаем.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации. Процесс создания иерархии называется скалярным процессом. Поскольку полномочия передаются посредством
скалярного процесса, такая результирующая иерархия называется скалярной цепью или цепью команд.