Контроль и регулирование договорной работы

Эффективное управление процессом договорной работы фирмы требует знания реального состояния данной работы для принятия необходимых управленческих решений по дальнейшей практической реализации запланированных и внеплановых мероприятий договорной работы.

Контроль и регулирование мероприятий договорной работы заключаются в:

• определении степени реального выполнения запланированных мероприятий;
• анализе выявленных отклонений от плана;
• выработке адекватных регулирующих решений.

Контроль и регулирование договорной работы фирмы включает следующие процессы:

• общий контроль изменений в договорной работе в целом, по всем ее аспектам и исполнителям;
• контроль изменений в предметной области договорной работы;
• контроль расписания договорной работы (т.е. проверка изменений в календарном плане (расписании);
• контроль затрат – контроль изменений, относящихся к бюджету договорной работы;
• контроль качества – контроль соответствия результатов выполненных мероприятий договорной работы предъявляемым требованиям;
• выработка корректирующих воздействий для устранения причин и последствий неудовлетворительного выполнения запланированных и внеплановых мероприятий договорной работы;
• представление отчетности об исполнении – сбор и распределение информации о ходе договорной работы. Должно включать отчет по состоянию, определение прогресса договорной работы и прогнозы.

Рассмотрим обозначенные процессы управленческой деятельности более подробно.

Общий контроль изменений в договорной работе.

Данный процесс управленческой деятельности включает:

• утверждение всех изменений, которые должны быть отражены в календарном плане договорной работы;
• подтверждение того, что планируемые изменения мероприятий договорной работы полностью отражены в определении предметной области договорной работы;
• координацию планируемых изменений по всем аспектам, функциям и процессам управления договорной работы.

Для общего контроля изменений договорной работы необходима следующая информация:

• сводный календарный план договорной работы – основа договорной работы, изменения в нем должны контролироваться;
• отчеты об исполнении запланированных мероприятий договорной работы (должны содержать информацию о ходе и степени выполнения запланированных мероприятий договорной работы);
• запросы исполнителей на изменения в договорной работе (могут проявляться во многих формах – устной или письменной, прямой или непрямой, инициированной извне или изнутри и т.д.).

Для общего контроля изменений договорной работы необходимо создать систему соответствующего контроля, представляющую собой набор формальных документированных процедур, которые определяют возможные шаги к изменению ранее принятых официальных документов договорной работы. Он должен включать различные системы отслеживания и уровни рассмотрения и принятия решений, необходимые для санкционирования изменений договорной работы.

Создаваемая на фирме система контроля изменений договорной работы должна включать процедуры для обработки изменений, которые могут быть утверждены без предварительного рассмотрения (например, в результате чрезвычайных ситуаций). В типичном случае система контроля изменений позволит “автоматически” утверждать определенную категорию изменений, которые должны быть документированы и сохранены. Оценка выполнения запланированных мероприятий договорной работы осуществляется путем сопоставления плановых показателей договорной работы с показателями фактического выполнения запланированных мероприятий договорной работы.

Рекомендуется представлять соответствующие показатели в виде табличных данных или в графическом виде. В результате общего контроля изменений договорной работы утвержденный сводный календарный план договорной работы обновляется. Соответствующая информация доводится до заинтересованных исполнителей.

Контроль изменений предметной области договорной работы.

Данный процесс управленческой деятельности обязательно должен быть полностью интегрирован с другими процессами контроля (контроль времени, контроль стоимости, контроль качества и др.) и обеспечивать уверенность в том, что принятые изменения произошли и привнесли в бизнес фирмы определенный эффект.

Для контроля изменений предметной области договорной работы необходима следующая информация:

• отчетность о ходе и результатах текущей хозяйственной деятельности фирмы;
• отчетность о ходе заключения и исполнения договоров;
• запросы на изменения (могут потребовать расширения или сужения) предметной области договорной работы.

Запросы на изменения, как правило, являются результатом внешнего события (изменения законодательства, резкое падение курсов национальной и иностранных валют и др.), а также ошибок или упущений в определении предметной области договорной работы.

Для контроля изменений предметной области договорной работы можно применять:

• систему управления изменениями предметной области – определяет процедуры, с помощью которых можно изменить предметную область договорной работы.

Она включает работу с документацией, системы мониторинга, процедуры рассмотрения и утверждения, необходимые для санкционирования изменений договорной работы. Эта система должна быть взаимосвязана с системой общего контроля изменений;

• технологии определения степени отклонения от плана – важная часть контроля изменения предметной области договорной работы, позволяющая определить, что именно вызывает отклонения, и принять решения относительно того, требуют ли данные отклонения корректирующих воздействий.

Обычно в результате контроля изменений предметной области договорной работы предпринимаются определенные корректирующие воздействия, т.е. действия, предпринимаемые для того, чтобы адаптировать предметную область договорной работы к постоянно изменяющимся условиям хозяйственной среды.

Иногда результатом контроля изменений предметной области договорной работы может стать модификация предметной области договорной работы, существенно отличающаяся от заранее утвержденной ее версии.

В таком случае необходимо откорректировать запланированные сроки, цены и иные показатели договорной работы. Соответствующие коррективы вносятся в сводный календарный план договорной работы. Обо всех изменениях персонал, занятый в договорной работе, извещают в установленном порядке.

Контроль выполнения календарного плана договорной работы.

Контроль выполнения календарного плана договорной работы необходим для:

• определения фактического состояния договорной работы;
• выявления отклонений в расписании от запланированного хода мероприятий;
• определения факторов, оказывающих негативные влияния на сроки выполнения мероприятий договорной работы;
• корректировки расписания договорной работы с учетом изменений;
• одобрения уточненного расписания договорной работы и доведения его до исполнителей.

Для контроля календарного плана необходима следующая информация:

• отчетность об исполнении запланированных и внеплановых мероприятий договорной работы. Отчеты должны содержать информацию о сроках выполнения мероприятий, анализ отклонений фактических сроков выполнения от запланированных, а также прогнозируемые сроки выполнения мероприятий;
• запросы на изменения договорной работы. Нарушения сроков выполнения мероприятий договорной работы могут потребовать пересмотра расписания мероприятий договорной работы.

Предлагаемые изменения специалисты рекомендуют оформлять в виде запросов. Все вводимые в расписание корректировки должны согласовываться с остальными функциями договорной работы.

При контроле календарного плана договорной работы используются:

• система контроля изменений расписания – определяет процедуры изменения календарного плана договорной работы.

Она включает работу с учетной и отчетной документацией, систему мониторинга, процедуры санкционирования и внесения изменений. Контроль изменений календарного плана договорной работы должен быть интегрирован с системой общего контроля изменений;

• расчеты степени выполнения мероприятий договорной работы, при которых используются методы вычисления отклонений в ту или иную сторону от исходного плана.

Важной частью контроля календарного плана договорной работы будет являться анализ отклонения и принятие решений о корректирующих воздействиях для ликвидации нежелательных отклонений от утвержденного расписания;

• корректировка расписания – перераспределение ресурсов, пересмотр оценок продолжительности работ, зависимости между работами и их последовательности и др.

Мероприятия договорной работы не всегда выполняются строго по разработанному плану. Текущее состояние событий и прогнозируемые изменения часто требуют корректировки календарного плана договорной работы. Поэтому могут быть разработаны и проанализированы альтернативные варианты расписания работ невыполненной части плана. По мере необходимости принимается решение о корректировке расписания договорной работы. Это делается для приведения ожидаемых и прогнозируемых сроков выполнения в соответствие с запланированными. Корректирующие воздействия при управлении договорной работой по временным параметрам осуществляются для обеспечения своевременного выполнения необходимых мероприятий;

• программные продукты, возможности которых позволяют сравнивать запланированные даты с фактическими и, соответственно, определять степень выполнения мероприятий договорной работы.

Очень часто в результате контроля календарного плана возникает необходимость в его модификации. Эти модификации получают в результате оценки информации и корректировки расписания мероприятий договорной работы. О принятых изменениях должны быть уведомлены исполнители в установленном порядке.

Модифицированное расписание, исходные и фактические сетевые графики работ, причины отклонений, обоснования принятых корректирующих воздействий следует документировать для использования в последующих периодах.

Контроль стоимости договорной работы.

Контроль стоимости включает:

• постоянный мониторинг исполнения бюджета договорной работы для определения отклонений от плана;
• внесение соответствующих изменений в бюджет договорной работы;
• информирование исполнителей о санкционированных изменениях.

Он должен быть интегрирован с другими функциями контроля договорной работы (контроль изменений предметной области, контроль расписания и т.д.).

Контроль стоимости необходим для:

• определения фактических затрат фирмы на договорную работу;
• выявления отклонений фактических затрат от запланированных;
• определения факторов, оказывающих негативное влияние на затраты на договорную работу;
• корректировки бюджета договорной работы с учетом изменений;
• одобрения уточненного бюджета договорной работы и доведения его до исполнителей.

Контроль стоимости осуществляется на основании:

• отчетов исполнителей о затратах по выполнению запланированных и внеплановых мероприятий договорной работы. Необходимо обращать особое внимание на те аспекты, отраженные в отчетах, которые в дальнейшем могут вызвать проблемы;
• запросы исполнителей на изменения затрат – рассматриваются в установленном порядке, после чего должно быть получено разрешение на внесение принятых изменений.

Все подобные изменения должны тщательно анализироваться, так как могут привести к существенному снижению общей экономической эффективности бизнеса фирмы.

Для контроля затрат применяются:

1. система контроля изменений затрат – определяет процедуры изменения затрат, содержит учетные и отчетные документы, систему мониторинга, процедуры утверждения, необходимые для санкционирования изменений;
2. расчеты степени выполнения мероприятий договорной работы по стоимостным показателям – осуществляются на основе анализа фактических и запланированных затрат;
3. корректировка стоимостных показателей договорной работы;
4. прогнозируемая оценка стоимости договорной работы. Для ее вычисления используются следующие подходы:

• фактические данные о затратах, понесенных на сегодняшний день, плюс оставшаяся часть бюджета договорной работы, модифицированного неким фактором исполнения (часто – индексом изменения цен). Этот подход рекомендуется применять в случае, если текущие отклонения рассматриваются как типичные для будущей договорной работы;
• фактические данные о понесенных затратах на сегодняшний день плюс новая смета всех оставшихся мероприятий.

Этот подход может использоваться в случае, если предыдущая практика договорной работы показывает, что изначальные расчеты были изначально неверны или что они больше не действуют по причине изменения тех или иных условий;

• фактические данные о затратах, понесенных на сегодняшний день, плюс оставшаяся часть бюджета договорной работы. Этот подход следует использовать в случае, если текущие изменения рассматриваются как нетипичные и предполагается, что подобные изменения больше не проявятся в будущем.

При контроле затрат договорной работы в случае необходимости следует пересмотреть сметы затрат на договорную работу, модифицировать бюджет договорной работы или определить корректирующие воздействия на стоимостные показатели с целью их приведения в соответствие с плановыми показателями.

Динамику стоимостных показателей договорной работы, причины отклонений, обоснование выбора конкретных корректирующих воздействий и др. следует документировать для учета в последующей договорной работе.

Оценка результатов и выработка корректирующих воздействий.

Принятие руководством фирмы адекватных сложившейся хозяйственной ситуации управленческих решений, способствующих максимально полной реализации экономических и правовых функций договоров, осуществляется на основе оценки результатов договорной работы.Такая оценка проводится путем сопоставления плановых и фактических показателей договорной работы, позволяющих сделать вывод о целесообразности или нецелесообразности корректировки тех или иных мероприятий договорной работы.

Практика показывает, что реализация запланированных мероприятий договорной работы сопряжена с воздействием на нее большого числа внешних и внутренних факторов: от политической ситуации в стране и погодно-климатических условий до нарушений договорной дисциплины контрагентами.Эти факторы могут существенно влиять на фактические параметры договорной работы, такие как стоимость, сроки и т.д. В связи с этим необходимо постоянно оценивать фактически достигнутые результаты договорной работы, сравнивать их с плановыми показателями, выявлять причины отклонений и корректировать ход договорной работы.

Различают промежуточные и конечные результаты договорной работы.Промежуточные результаты связаны с выполнением конкретных мероприятий договорной работы.Конечные результаты связаны с окончательной реализацией всего комплекса запланированных и внеплановых мероприятий договорной работы.

Основными промежуточными результатами договорной работы фирмы являются:

• факт завершения конкретного мероприятия;
• стоимость выполнения этого мероприятия (стоимость затраченных ресурсов);
• продолжительность выполнения данного мероприятия.

Анализ указанных результатов договорной работы позволяет выявлять факторы, приводящие к отклонению от заданных параметров, обнаруживать слабые места, устанавливать причины сбоев, задержек, перерасхода средств и других неприятностей. Это позволяет определить, насколько правильно ведется данная работа. В свою очередь, выявленные ошибки и недостатки дают возможность своевременно принять необходимые корректирующие воздействия.