Подготовка и регистрация отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов:

• составление проекта документа;
• его изготовление;
• согласование;
• визирование (в необходимых случаях);
• подписание (утверждение);
• регистрацию и отправку.

В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился.

Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа.

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.)

Например:

20.01.2000 №259-02/36
На № 2054-02/5 от 05.01.2000

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй – с визами согласования остается в деле организации.

На отправляемый документ заводится регистрационная карточка которая включает в себя такие элементы, как:

• порядковый регистрационный номер и дата;
• количество листов и экземпляров;
• кому направлен документ;
• расписка в получении или номер реестра- дата;
• краткое содержание документа;
• кем подписан документ;
• входящий номер и дата исполненного документа;
• номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа;
• количество листов;
• отметка о получении ответа, дата.

Приведем пример правильной регистрации отправляемого документа: